Como planejar a reforma de escritório sem atrasar a mudança?
A data da mudança costuma ser definida antes de qualquer outra coisa. O contrato de locação já está correndo, o escritório antigo tem prazo para ser devolvido e a equipe precisa de um lugar para trabalhar na segunda-feira seguinte. A obra da nova sede é o que fica entre essas datas, e é nela que a maioria dos atrasos acontece.
Neste guia de reforma de escritório reunimos as etapas da obra de uma sede corporativa, do projeto à entrega, com base em mais de 30 anos de experiência da C.A. Guimarães Engenharia e mais de 300 obras executadas em Florianópolis e região. O objetivo é que você, como dono ou diretor da empresa, saiba o que decidir em cada fase e o que cobrar de quem vai executar.
1. Defina o que a nova sede precisa entregar
Antes do projeto, vale responder por escrito a algumas perguntas que parecem simples:
- Quantas pessoas vão trabalhar no espaço hoje e daqui a três anos
- Quais ambientes são indispensáveis: salas de reunião, recepção, sala de servidores, copa, salas privativas
- Qual é a data limite para a equipe começar a trabalhar no novo endereço
- Quem na empresa aprova as decisões da obra: diretoria, financeiro, RH ou TI
Essa última pergunta é a que mais pesa no prazo. Em obras corporativas, muitas decisões não dependem só do arquiteto. Quando não está claro quem decide, uma escolha de acabamento ou de layout pode ficar parada por semanas.
2. Tenha o projeto executivo completo antes de orçar
O projeto executivo é o conjunto de desenhos que mostra exatamente o que será construído. Para um escritório, ele costuma incluir arquitetura, elétrica, cabeamento de dados, iluminação, climatização, hidráulica (copa e banheiros), forro, marcenaria e, quando o espaço pede, tratamento acústico.
Esses projetos precisam estar compatibilizados entre si. O duto do ar-condicionado não pode passar onde está previsto o trilho da luminária, e a tomada da estação de trabalho tem que estar onde o mobiliário vai ficar. Conflitos resolvidos no papel custam pouco. Resolvidos na obra, custam prazo e retrabalho.
Por isso, na C.A. Guimarães só orçamos obras com projeto executivo completo. Sem ele, qualquer valor é uma estimativa, e a diferença aparece depois, em forma de aditivos.
3. Conheça as regras do prédio antes de começar
Escritórios ficam, na maioria das vezes, em prédios comerciais com regras próprias. Antes do início, é preciso saber:
- Em quais horários são permitidos serviços com ruído
- Como funciona o uso do elevador de carga e a entrada de materiais
- O que o condomínio exige para liberar a obra
A norma ABNT NBR 16280 orienta a gestão de reformas em edificações. Ela prevê que o plano de reforma seja apresentado ao responsável pelo prédio antes do início dos serviços. A obra também precisa de um responsável técnico, com ART registrada.
Na reforma de um consultório médico de 35 m² no Centro de Florianópolis, por exemplo, o prédio limitava os horários para serviços ruidosos. A solução foi planejar a sequência das etapas em torno dessas janelas e deixar as atividades silenciosas para os demais horários. A obra foi entregue no prazo.
4. Feche orçamento e cronograma juntos
Com o projeto executivo em mãos, o orçamento deve vir detalhado por serviço e acompanhado de um cronograma físico-financeiro: o que será feito em cada semana e quanto será pago em cada etapa. Isso permite ao financeiro da empresa planejar o caixa e à diretoria saber, a qualquer momento, se a obra está no ritmo previsto.
Desconfie de prazos que não vêm acompanhados de um cronograma por etapa. Um prazo sem cronograma é uma promessa difícil de cobrar.
5. Coordene os fornecedores da própria empresa
Esta é a etapa que mais diferencia a obra corporativa de outras obras. Além das equipes da construção, entram no espaço fornecedores contratados pela própria empresa:
- TI e cabeamento estruturado
- Mobiliário corporativo
- Comunicação visual e sinalização
- Automação, controle de acesso e câmeras
- Telefonia e internet
Cada um precisa entrar no momento certo. O cabeamento passa antes do forro fechar. O mobiliário só chega com o piso pronto ou protegido. A comunicação visual entra depois da pintura final. Se ninguém coordena essa sequência, a empresa recebe uma obra “pronta” que ainda não pode ser usada.
Na obra do escritório de uma empresa do setor de energia, a revitalização envolveu intervenções estruturais, elétrica, iluminação, ar-condicionado, marcenaria sob medida e bancadas de mármore. Além da execução, coube à C.A. Guimarães coordenar os fornecedores envolvidos para que o espaço fosse entregue no prazo e pronto para uso.
6. Combine como as decisões e as mudanças serão registradas
Durante a obra, sempre aparecem decisões a tomar e, às vezes, mudanças de projeto. Para que elas não virem atraso:
- Defina um único interlocutor da empresa com a obra
- Peça relatórios periódicos, com fotos, avanço do cronograma e próximos passos
- Formalize qualquer alteração de projeto por escrito, com o impacto no prazo e no custo, antes de executar
Mudar é possível. O problema é mudar sem saber quanto isso custa e quanto tempo acrescenta.
7. Receba a obra com vistoria e testes
A entrega não é o dia em que a última equipe sai. Antes de liberar o espaço para a mudança, confira:
- Funcionamento de todos os circuitos elétricos, tomadas e pontos de rede
- Climatização ligada e testada em todos os ambientes
- Iluminação, portas, fechaduras e marcenaria
- Acabamentos sem defeitos e limpeza final concluída
- Projetos atualizados com o que foi efetivamente executado e manuais dos equipamentos
Deixe uma folga entre a entrega da obra e a mudança. Alguns dias bastam para instalar os equipamentos de TI e resolver pequenos ajustes sem a equipe já trabalhando no local.
Checklist rápido para a reforma de escritório
- Data da mudança e responsável pelas decisões definidos
- Projeto executivo completo e compatibilizado
- Regras do prédio e plano de reforma aprovados
- Orçamento detalhado com cronograma físico-financeiro
- Fornecedores de TI, mobiliário e comunicação visual no cronograma da obra
- Relatórios periódicos e mudanças formalizadas
- Vistoria final antes da mudança
Perguntas frequentes sobre reforma de escritório
Dá para reformar o escritório com a empresa funcionando?
Sim, desde que isso seja decidido antes do cronograma. A obra é dividida em fases, os serviços com ruído ou poeira vão para horários alternativos e as áreas em obra ficam isoladas das que estão em uso. O prazo total costuma ser maior do que o de uma obra com o espaço vazio.
Preciso de autorização do condomínio para reformar uma sala comercial?
Em geral, sim. Além do regimento interno do prédio, a NBR 16280 prevê que o plano de reforma, com a ART ou o RRT do responsável técnico, seja apresentado ao responsável pela edificação antes do início da obra.
O que é a ART e quem emite?
A ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) é o registro, no CREA, de que um engenheiro responde tecnicamente pela obra. Quando o responsável é arquiteto, o documento equivalente é o RRT, registrado no CAU. Nas obras da C.A. Guimarães, o engenheiro responsável emite a ART da execução.
Como é feito o orçamento de uma reforma de escritório?
A partir do projeto executivo completo. Com ele, o orçamento sai detalhado por serviço e acompanhado do cronograma físico-financeiro. Na C.A. Guimarães o orçamento é gratuito, e não trabalhamos com preço por metro quadrado, porque o custo depende do que está no projeto.
Posso mudar o projeto durante a obra?
Pode, desde que a alteração seja tecnicamente viável e formalizada por escrito, com a revisão do cronograma e do custo antes de executar.
Conclusão: a sede pronta para usar na data combinada
A obra de uma sede corporativa reúne arquitetura, instalações, condomínio e vários fornecedores da própria empresa. Quando essas frentes são planejadas e coordenadas desde o início, a mudança acontece na data marcada e a equipe começa a trabalhar em um espaço que funciona desde o primeiro dia.
A C.A. Guimarães Engenharia executa e gerencia obras corporativas em Florianópolis, São José e Balneário Camboriú, com engenheiro responsável do início ao fim, cronograma físico-financeiro e relatórios por fase. Veja alguns escritórios e consultórios que já entregamos.
Vai mudar de sede ou reformar o escritório? Envie o projeto executivo e peça um orçamento detalhado, sem custo.
